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Secretária Odontológica: você sabe a importância dela no seu negócio?

As secretárias odontológicas são, sem dúvida, o principal cartão de visita do seu consultório, clínica e laboratório. Elas são as responsáveis por recepcionar seus clientes, orientá-los sobre o seu trabalho e cativá-los a ponto de despertar o interesse de retornar outras vezes.

Porém, sabemos que essa não é uma missão fácil. Ninguém nasce sabendo a melhor forma de acolher um cliente e deixa-lo tranquilo e confiante para o procedimento que fará na sequência. Mas sempre existe possibilidade de aprender!

Confira a seguir todos os detalhes sobre a importância da secretária em consultórios, clínicas e laboratórios odontológicos e uma lista com 7 características fundamentais para que elas atendam seus clientes cada vez melhor!

Secretária Odontológica: o que ela pode fazer para ajudar a aumentar o sucesso do seu negócio!

Alguns requisitos são fundamentais para que uma secretária faça um excelente trabalho, mas não são todas que conhecem e utilizam com eficiência todos eles. Veja quais são as 7 características indispensáveis para uma secretária de sucesso:

  • Simpatia: ir à uma empresa e ser mal atendido, definitivamente não é algo que você deseja que aconteça com seu cliente. Como a secretária é a profissional responsável por fazer a ponte entre você e o seu cliente, cabe a ela tratar a todos com simpatia e paciência. Ao recepcionar ou preencher cadastros, todo diálogo com o cliente deve ser feito de forma humanizada, para que ele se sinta seguro e bem-vindo à sua clínica, laboratório ou consultório.
  • Agilidade: nossa rotina costuma ser corrida, com muitos afazeres para cumprir, e o mesmo acontece com o seu cliente. Por esse motivo, sua secretária deve otimizar ao máximo o tempo de atendimento, para evitar longas esperas e a insatisfação do seu cliente. Essa otimização começa bem antes de o seu cliente chegar a sua empresa. Cabe a secretária ser eficaz ao agendar as consultas, organizar a recepção e deixar preparados os cadastros a serem preenchidos.
  • Organização: este item é, com certeza, indispensável para uma secretária odontológica. Também responsável por resolver questões do dia a dia da empresa, organização deve ser uma palavra-chave para ela. Seja para não esquecer de entrar em contato com clientes, guardar as fichas cadastrais de cada um deles ou garantir a frequência correta de compra de materiais. A prioridade deve ser manter a ordem na clínica, consultório ou laboratório.
  • Atenção: sua secretária deve ser o seu braço direito nos atendimentos diários. Ela deverá estar sempre atenta a tudo o que acontece no seu negócio e atuar para que tudo funcione com rapidez e eficiência. Isso pode ser feito de diversas maneiras, como aprender ferramentas novas para melhorar o seu trabalho, desenvolver novas habilidades ou estar sempre pronta para resolver problemas inesperados.
  • Boa Comunicação: em alguns momentos da rotina odontológica, o único contato que sua secretária tem com seus pacientes é feito por mensagens ou ligações telefônicas. É muito importante que ela saiba como se comunicar de forma clara e assertiva, falando com nitidez e usando as melhores palavras. O uso constante de gírias e linguagem informal pode causar estranhamento em seu cliente, ou até mesmo confusão no diálogo.
  • Boa Apresentação Visual: antes de mais nada, é importante dizer que não há um “padrão” ideal de secretária, muito menos quando pensamos em boa apresentação visual. Este tópico se refere a escolha de maquiagem, roupas e penteados. Por ser um ambiente sério e voltado para a saúde, alguns tons e tipos de vestimentas podem ser inadequadas para o ambiente. Por isso, a dica é apostar em cores claras e tons pasteis, tanto para as roupas quanto para a maquiagem, que deve ser suave. Quanto ao recorte das roupas, recomenda-se evitar decotes, roupas justas e curtas.
  • Conhecimento de Gestão: nós sabemos que a sua secretária te ajuda muito no dia a dia, com questões cruciais para o bom funcionamento do seu negócio. Mas você sabia que ela pode ser ainda mais importante e útil? O conhecimento de gestão empresarial é um diferencial enorme e muitos profissionais já descobriram isso. Pare e pense: a sua secretária entende do seu negócio tanto quanto você, então é do interesse dela que a sua empresa cresça de forma constante e sustentável. Ao colocá-la para auxiliar na gestão do negócio, você estará compartilhando as demandas e terá outra pessoa para dividir com você o cuidado com a parte burocrática da administração. Com isso, você terá mais tempo para se dedicar ao que mais gosta: atender seus clientes e embelezar sorrisos!

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